Wij willen de organisatie toekomstbestendig maken zodat de organisatie mee kan in de schaalsprong van de stad. De investeringen in de organisatie uit het coalitieakkoord ondersteunen hierin. De ontwikkeling van onze bedrijfsvoering is een randvoorwaarde voor het realiseren van de maatschappelijke opgaven van de stad, onze dienstverleningen tegelijk te voldoen aan alle wet- en regelgeving. Wij willen als organisatie beter  worden door slimmer gebruik te maken van data, ons werk op een Agile manier continu kort cyclisch te verbeteren. Daarbij is het belangrijk om goede medewerkers aan te trekken en te behouden die helpen bij de juiste aanpak en oplossingen door actief de verbinding te maken met de stad. Waarbij van ons mag worden verwacht dat wij als overheid betrouwbaar zijn in ons handelen en als gemeente een voorbeeld willen zijn voor anderen door maatschappelijk verantwoord te werken.
Wij zijn ambitieus en ondernemend. Dat past bij Zaanstad. Tegelijk moeten we ook realistisch zijn. De doelstellingen in deze paragraaf geven richting voor een duurzame ontwikkeling van de organisatie.  

Speerpunten

Doel 1: De organisatie van Zaanstad zoekt actief het contact met de stad

Wij investeren in het versterken van vaardigheden van medewerkers om een goed gesprek met inwoners en partners in de stad te kunnen voeren. Een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid, met respect voor elkaars belangen en met de intentie om dilemma’s beter te begrijpen zien wij als voorwaarde om als gemeente goed te functioneren.
Mediationvaardigheden
We hebben negen geregistreerde interne mediators opgeleid die sinds oktober 2018 onder de beschermende werking van een door het college vastgesteld statuut werken. Hiermee is hun rol en inzet in de organisatie als onafhankelijk gespreksbegeleider en mediator geborgd. Daarnaast geven zij binnen de organisatie workshops aan medewerkers over het toepassen van mediationvaardigheden in hun contact met de inwoners van de stad.

In 2019 hebben de mediators 10 workshops aan verschillende groepen medewerkers gegeven.
Door medewerkers te trainen in mediationvaardigheden kunnen dreigende conflicten en juridische procedures tijdig worden herkend en kunnen we ze deels voorkomen. We weten dat klachten, bezwaren en juridische procedures escalerend werken. Daarom zetten wij nog vaker mediators in, gaan we door met het trainen van onze medewerkers in mediationvaardigheden en bellen wij standaard bij beginnende bezwaren. Op basis van de analyse van klachten, bezwaren en juridische procedures voeren we verbetermaatregelen door, waarmee we de kwaliteit van het werk vergroten.
Vernieuwen communicatiemethodiek Zaanse Factor C
Het afgelopen jaar hebben we de Zaanse Factor C vernieuwd. Deze methodiek helpt de organisatie zo goed mogelijk in contact te komen en te blijven met inwoners, partners en ondernemers in de stad en andere betrokkenen. De methodiek bestaat uit een aantal onderdelen die in zijn geheel of als losse onderdelen te gebruiken zijn: belanghebbenden in kaart brengen, achterhalen welk belangen en standpunten er zijn, een goed verhaal maken dat bij ze aansluit, op basis daarvan de aanpak bepalen, én tot slot de manieren kiezen om contact te maken. Nieuw in de Zaanse Factor C is meer aandacht voor de strategie. Welke stappen zetten we op basis van wat we weten van de omgeving? En er is meer aandacht voor terugblik en reflectie. Hebben we bereikt wat we voor ogen hadden en wat betekent het voor het vervolg?
Schrijfvaardigheden: Helder!Zaans
In 2019 hebben we de vaardigheden van medewerkers versterkt om helder, open, vriendelijk en op de ontvanger gerichte brieven te schrijven aan onze inwoners en bedrijven (schrijven op taalniveau B1). In 2019 hebben we:  

• 100 medewerkers op 13 verschillende afdelingen getraind in helder schrijven.
• 16 schrijfcoaches binnen de organisatie opgeleid

Gewerkt aan bewustwording van helder schrijven

Doel 2: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Informatiebeveiliging en privacy
De eisen die de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt, bevinden zich inmiddels op het wettelijke basisniveau. Onze ambitie ligt hoger en de prioriteit is daarom gericht op vergroten van het bewustzijn en verdere optimalisatie van de privacy en informatiebeveiligings-organisatie. De jaarverslagen informatiebeveiliging en privacy vertellen daar meer over.
Rechtmatigheidsverantwoording
Daarnaast zijn wij gestart met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel hiervan is voorbereid te zijn op deze wetswijziging. Deze houdt in dat het college vanaf het boekjaar 2021 zelf verantwoording gaat afleggen over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. Nu geeft de accountant nog een verklaring af over de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekening. De nieuwe rechtmatigheidsverantwoording wordt ondertekend door het college en besproken met de raad. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Het sluit aan bij onze ambitie om een transparant bestuur te zijn. Onze organisatie treedt bekwaam, efficiënt en daadkrachtig op en kan verantwoording afleggen over de beheersing van de interne processen.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen. Enerzijds de gemeente in de rol van opdrachtgever die ambities wil realiseren op het vlak van maatschappelijk verantwoord inkopen. Anderzijds gaat maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering over het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt waarbij de gemeente als grote werkgever optreedt.
SROI
Afgelopen jaar is de samenwerking in de keten voor SROI verbeterd. De adviseur SROI van de gemeente en de adviseur werkgeversdienstverlening van het WSP (werkgeversservicepunt) benaderen werkgevers samen. Zo kunnen zij de werkgevers na gunning actief en effectief adviseren, informeren en ondersteunen bij de SROI invulling.
De contractmanager adviseert en informeert werkgevers actief over SROI en maakt de naleving van SROI steeds meer een natuurlijk onderdeel van het contract. Werkgevers kunnen sinds afgelopen jaar in een online, altijd beschikbare tool SROI registreren en monitoren. Ook dit helpt bij de naleving van de gemaakte afspraken.

Maatschappelijk verantwoord inkopen
Zaanstad levert een actieve bijdrage aan de Roadmap Circulair inkopen en opdrachtgeverschap van de Metropoolregio Amsterdam. Deze roadmap en de ambities vanuit het coalitieakkoord hebben geleid tot aangescherpt inkoopbeleid op duurzaam inkopen en opdrachtgeverschap. Dit aangescherpte beleid is in 2019 ambtelijk afgestemd en wordt naar verwachting begin 2020 bestuurlijk vastgesteld. Er wordt ingezet op de inkooppakketten kantoorbenodigdheden, vervoer, gebouwen en gebouw gerelateerde zaken, de grond- weg- en waterbouw en het maatschappelijk domein.
Voorbeelden van duurzame inkooptrajecten van 2019 zijn:

• ICT hardware waarbij in is gezet op energiebesparing, ketenbenadering (hoe wordt het gemaakt en wat gebeurd er na gebruik mee) van de hardware.
• Herinrichting Joke Smit Singel waarbij er een klimaatbestendig ontwerp is gemaakt en duurzame materialen zijn gebruikt tijdens de uitvoering.
• Trapliften waarbij er is ingezet op een groeimodel naar optimaal hergebruik en modulaire inzet van de liften.
• Afval openbare ruimte waarbij er is ingezet op lokaal composteren en het beter gescheiden aanbieden van het afval wat overblijft.
• Maaien groen vegetatie waarbij het restproduct wordt gecomposteerd.
• Kleine woningaanpassingen waarbij er is ingezet op het hergebruik van middelen.

Afgelopen jaar is onderzocht waar we de interne organisatie verder kunnen verduurzamen:

• De (tl)verlichting in het stadhuis is vervangen, waardoor we energie besparen
• Er is een contract afgesloten voor kantoorartikelen. Hierbij is nadrukkelijk de ontwikkeling van duurzaamheid meegewogen in de aanbesteding. Deze branche biedt nog onvoldoende duurzame artikelen aan
• Voor catering heeft onze contractpartner een andere werkwijze met meer nadruk op duurzaamheid
• Onze contractpartner voor het multiservice contract heeft in 2019 aan zijn SROI verplichting in het contract voldaan. Dat betekent dat 20% van de opdrachtwaarde wordt ingevuld met SROI medewerkers.

Duurzame arbeidsrelaties
Afgelopen jaar is toegewerkt naar een uitgebalanceerde verhouding vaste bezetting – flexibele invulling in de personeelsbezetting. Het uitgangspunt is dat vaste werk door vaste medewerkers wordt verricht. Het percentage medewerkers in dienst van de gemeente is gestegen van 85,3% per 31 december 2018 naar 87,5% per 31 december 2019.
De inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is inmiddels standaard bij het organisatieonderdeel Openbare ruimte. Er zijn 5 werkplekbegeleiders in vaste dienst genomen. De samenwerking met Werkom wordt steeds constructiever. Inmiddels zijn naast de vele collega’s uit deze doelgroep die via detachering bij Zaanstad werken, ook 9 collega’s die vanuit een achterstand tot de arbeidsmarkt begonnen zijn bij Zaanstad in dienst. Voor een deel van deze collega’s geldt dat de afstand tot de arbeidsmarkt is ingelopen en dat zij door kunnen stappen naar een functie elders.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad werkt aan diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Diversiteit en waardering voor diversiteit zijn belangrijke voorwaarden om vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Geconstateerd is dat in de ambtelijke organisatie van Zaanstad verbetering nodig is op het gebied van culturele diversiteit. De Universiteit van Tilburg heeft onderzoek gedaan naar de knelpunten voor culturele diversiteit. Uit het onderzoek van de Universiteit van Tilburg blijkt dat we op de goede weg zijn. Uit de cijfers en gesprekken blijkt dat er geen sprake is van directe discriminatie in de zin van stelselmatig discriminatoir gedrag. Er zijn wel ongelijke scores op de gemeten inclusie items (ervaringen) bij ervaren discriminatie. De raad is geïnformeerd over het rapport, de stand van de samenstelling van het personeelsbestand en onze interne ambities, in combinatie met de voorgenomen ambities en activiteiten in de stad rondom het thema ‘multicultureel samenleven’ en ‘polarisatie’. Deze combinatie is gemaakt omdat de veranderende samenleving de noodzaak en behoefte van een diverse organisatie weergeeft.
Er is dus ruimte om te groeien naar een meer inclusieve organisatie. Met deze kennis zijn in het afgelopen jaar activiteiten gestart om bewuster te worden van (onbewust) gedrag en hoe dit ervaren kan worden door collega’s. Pas als ‘anders zijn dan de homogene groep’ geaccepteerd en gewaardeerd wordt, willen (nieuwe) collega’s bij Zaanstad (blijven) werken, voorwaarde voor een blijvend divers samengesteld personeelsbestand.
Wat is er in 2019 concreet gedaan?

• Recruitment gebruikt andere foto’s bij werving. Zo laat Zaanstad zien dat diversiteit belangrijk is. Ook zijn recruiters getraind om bewuster vacature teksten op te stellen.
• Binnen onze organisatie zijn rond de 15 medewerkers aangehaakt bij een informeel netwerk dat grote affiniteit voelt bij dit onderwerp en dit graag bespreekbaar wil maken. We hebben gebruik gemaakt van de kennis en het netwerk van het Charter Diversiteit om te verkennen wat een Zaans netwerk kan betekenen en welke rol deze medewerkers in de organisatie kunnen vervullen. Vertegenwoordigers van deze Zaanse groep hebben een kernboodschap opgesteld en aangegeven waar behoefte aan is bij de directie. Daarnaast hebben zij een succesvolle workshop georganiseerd gericht op bewustwording.
• De eerste groepen leidinggevenden, recruiters en HR-adviseurs zijn getraind in bewustwording van onbewuste vooroordelen en hoe dit doorwerkt in het dagelijks leven en dus ook in het werk door het College voor de rechten van de mens. Zij hebben handvatten gekregen bij het selecteren en beoordelen.

De directie heeft diversiteit en inclusie tot speerpunt benoemd. Diversiteit en inclusie wordt een onderdeel in het Medewerkerstevredenheidsonderzoek en de ‘Staat van de organisatie’ (kwartaalrapportage voor de directie).

Doel 5: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

De informatiehuishouding van de gemeente wordt op vele gebieden verbeterd, zodat we deze kunnen inzetten bij de maatschappelijke opgaven en de ontwikkeling van de stad. Afgelopen jaar zijn er nieuwe applicaties ontwikkeld in het maatschappelijk domein, voor zowel WMO als Jeugd. Ook in de openbare ruimte is een applicatie ontwikkeld voor funderingsherstel.

Verder is er een forse stap gezet om de data van de gemeente te ontsluiten in het Datapakhuis waarbij de privacy gewaarborgd is. De ontsloten data wordt meer en meer gevisualiseerd in dashboards, zoals WMO, jeugd, uitkeringen, ondermijning en woningbouw, zodat medewerkers de inzichten gebruiken. Daarnaast zijn deze medewerkers getraind in de Data Academy om data-analyses toe te passen in hun dagelijkse werk. Ten slotte zijn er Data Labs gestart waarin samen met partners op basis van data gewerkt wordt aan betere oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken als kwetsbare burgers, bewind voering en gezondheid. Hierbij wordt de AVG in acht genomen.

Doel 6: De organisatie werkt samen aan integrale opgaven door Agile te werken

Agile werken draagt bij aan speerpunten vanuit organisatie ontwikkeling: integraal samenwerken langs de opgave en leren en reflecteren in het werk. In 2019 is het opleidingsaanbod van Zaanstad uitgebreid met drie trainingen op het gebied van Agile en Scrum. Er zijn opgeleid: 19 Scrum Masters, 6 procesbegeleiders Agile Portfolio Management, 9 Product Owners en 1 Agile Coach. Er worden steeds meer projecten met een Agile aanpak begeleid.
Zo is dit jaar een scrumteam aan de slag gegaan met als doel om een anterieure overeenkomst te realiseren voor Meneba, een nieuw woningbouwproject in Wormerveer in het gebied van MAAK Noord. Het scrumteam bestond zowel uit medewerkers van Zaanstad als externen: de ontwikkelaar en de bouwer. Binnen vier maanden is het gelukt om door middel van scrum de anterieure overeenkomst te realiseren. Normaal gesproken staan hiervoor perioden van 1 tot 1,5 jaar. In een film over Meneba vertellen alle betrokken partijen hoe dit tot stand is gekomen, hoe het proces verliep en dat zo’n nieuwe manier van werken niet van zelf gaat.