[1]De formatie is de hoeveelheid arbeidscapaciteit die in de begroting is toegekend om de gemeentelijke doelstellingen te kunnen realiseren.
[2]Aantal inwoners per 1 januari 2019: 155.901 (Bron: Zaanstad in Cijfers)
[3]Medewerkers met een vaste en tijdelijke aanstelling

Ontwikkelingen formatie

Zoals in de Burap en in de Najaarsrapportage is toegelicht is het aantal formatieplaatsen per saldo gestegen ten opzichte van de primaire begroting 2019. De groei volgt uit de extra capaciteit uit het coalitie-akkoord (zoals versnelling woningbouw, energietransitie en aanpak ondermijning) en voor de invulling van een aantal programma’s (Prettig wonen en welvarende stad, Zaanstart en vervolgaanpak vroegtijdig schoolverlaten).
Daarnaast is er een aantal kleine (individuele) mutaties bij Vergunningencentrum, Post & archiefzaken, Juridische Zaken en House of Skills. Ook is de inhuur van het team arbeidsparticipatie bij openbare ruimte (gaat om 5 formatieplekken) vervangen door vaste formatie. Tenslotte zijn er binnen het domein Maatschappelijke Ontwikkeling een aantal tijdelijke functies voor toezicht WMO en Jeugdwet geformaliseerd.

Ontwikkelingen bezetting
De bezetting in fte is ten opzichte van de primaire begroting gestegen. Dit sluit aan bij de afspraken die in het coalitieakkoord gemaakt zijn om de inhuur te verminderen en vast werk door vaste medewerkers te laten uitvoeren (omzetting van inhuur naar dienstverband).
Ten opzichte van de Najaarsrapportage zien we per saldo een lichte stijging van de bezetting met 4 FTE. Dit zijn vacatures die ingevuld zijn.
De organisatie blijft slank afgezet tegen de groeiende omvang van de stad en de toenemende complexiteit van de opgaven. De werkelijke bezetting per 1000 inwoners ligt in Zaanstad met 7,46 lager dan de benchmark van het A&O fonds voor de 100.000+ gemeenten 2018 (7,8).

Verschil formatie en bezetting
Het verschil tussen formatie en bezetting is 90 FTE. Gedeeltelijk zijn dit vacatures. Op 31 december waren er 60 openstaande vacatures (deze staan uit in- danwel extern of zijn in voorbereidingsfase/ gespreksfase). Ook zijn er vacante plekken waarbij nog nader gekeken wordt of en hoe hieraan invulling gegeven gaat worden.

Verdeling arbeidsrelatie in FTE
Ten opzichte van 2018 zien we een kleine stijging in het aantal vaste aanstellingen (76,3% in 2018 ten opzichte van 78,4% in 2019) en een daling in inhuur van ruim 2% (14,7% in 2018 ten opzichte van 12,6% in 2019).
Figuur: Overzicht verdeling arbeidsrelatie

Capaciteitsbudget[4]

[4]Onder capaciteitsbudget wordt verstaan de salariskosten personeel (=toegestane formatie * normbedrag) verhoogd met het budget voor inhuur voor enerzijds de vervanging van ziekte en vacatures en anderzijds voor de flexibele schil.

De werkelijke salariskosten over 2019 bedragen € 88,2 mln. en vallen daarmee ca. € 0,5 mln. lager uit dan bij de Najaarsrapportage is geprognosticeerd. Dit is deels te verklaren doordat het in de huidige arbeidsmarkt lastiger is om vacatures snel ingevuld te krijgen.  Daarnaast is er, met name bij het maatschappelijke domein, voorzichtig omgegaan met het invullen van vacatureruimte vanwege de taakstellingen die er lagen.
De toename van het capaciteitsbudget met in totaal € 9,7 mln. ten tijde van de Najaarsrapportage komt door inkomsten uit rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en vergoedingen voor personeel (o.a. externe detachering etc.) € 6,3 mln. Daarnaast is er 3,4 mln. materieel[5] budget omgezet naar capaciteit.
[5]Materieel budget is afdelingsbudget dat buiten het capaciteitsbudget valt maar wel gedurende het jaar ingezet kan worden ten behoeve van (extra) capaciteit.  

Externe inhuur

De inhuurkosten van de gemeente bestaan naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. De inhuur voor externe expertise valt buiten het capaciteitsbudget. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, namelijk projectgelden of subsidies.
In 2019 is sterk gestuurd op inhuur vanuit het uitgangspunt dat vast werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers. Dat dit effect had blijkt uit de totale inhuurkosten die met € 15,8 mln. ruim onder de  voorspelling, vanuit de Voorjaarsnota voor 2019, van € 18,5 mln. zijn gebleven.
De stijging van de inhuurkosten van € 0,14 mln. euro ten opzichte van de Najaarsrapportage komt doordat er op plaatsen waar geen vacatures vervuld zijn wordt ingehuurd. Dit wordt gedekt uit het voordeel op de salariskosten.

Externe inhuur in percentages

Inhuur als percentage van totale bezetting in FTE
Het inhuur percentage daalt naar 12,6% van de totale bezetting in FTE. Eind 2018 was het inhuurpercentage nog 14,7%. De benchmark van het A&O fonds 100.000+ gemeenten 2018 is 19%. Hier blijven we dus ruim onder.

Als we kijken naar de ontwikkeling van inhuur gedurende het jaar zien we dat deze redelijk constant blijft.

Grafiek ontwikkeling in externe inhuur als percentage van totale bezetting in fte[6] – periode 1 januari 2019 t/m 31 december 2019

[6]De totale bezetting is de som van tijdelijke en vaste aanstellingen, ZZP'ers en externe ingehuurde medewerkers.

Inhuurkosten
De kosten voor inhuur zijn lager dan de prognose die in mei afgegeven is. De totale inhuurkosten zijn 15,2% van de totale salarisbegroting. De benchmark van het A&O fonds 100.000+ gemeenten 2018 is 21%.

Zoals vastgesteld in het college akkoord, is in 2018 sterk gestuurd op beperking van de inhuur Voorop staat het uitgangspunt dat waar vast werk is, we mensen vast in dienst willen nemen. Tegelijk is het voor een aantal functies strategisch nodig om in te huren. We zien dat een effectieve sturing op inhuur effect heeft.

In, door- en uitstroom 2019
De totale instroom in 2019 komt op 150 medewerkers (13,4%). Daarnaast zijn er in 2019 124 medewerkers (9,9%) doorgestroomd. Het bevorderen van interne doorstroom heeft ertoe geleid dat vacatures vaker worden vervuld met interne medewerkers. We doen het goed op het gebied van doorstroom ten opzichte van de landelijke benchmark van het A&O fonds: 5,6% 100.000+ gemeenten in 2018. Binnen de doorstroom van 2019 zien we mobiliteit naar hogere functies, naar functies van gelijk niveau en naar lagere functies. In het kader van duurzame inzetbaarheid is dit een positieve ontwikkeling.
Als we kijken naar de uitstroom zien we dat deze met 10,1% iets hoger is dan in 2018 (10,0%). In 2019 is er 17 FTE overgenomen door Werkom.

Verzuim
Het verzuimpercentage voor de hele gemeente over heel 2019 is 5,5%. In 2018 was het verzuimpercentage nog 0,6% hoger (6,1%). De 100.000 + gemeenten hebben een gemiddelde ziekteverzuim van 5,6% (A&O fonds benchmark 2018). Door o.a. meer aandacht voor het onderwerp, diverse interventies en plannen van aanpak bij 11 hoog verzuimende afdelingen zien we dat het ziekteverzuim sterk is gedaald.

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 27,2 fte in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het college heeft de ambitie uitgesproken  vijf procent van het personeelsbestand (omgerekend ca. 58,2 fte) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook dit jaar heeft de organisatie zich hard gemaakt om deze doelstelling te behalen. Wij kunnen melden dat in 2018 zelfs 74,2 fte is ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiermee voldoet Zaanstad in ruime mate aan de gestelde doelstelling.

Boventallige medewerkers
Gedurende het jaar zijn er vier boventallige medewerkers geweest. Drie van hen hebben in het eerste half jaar een functie gevonden buiten Zaanstad, door inspanning van de organisatie en de betreffende medewerkers zelf. De andere boventallige heeft in het tweede half jaar de AOW-gerechtigde leeftijd  bereikt. Per 31 december 2019 zijn er geen boventallige medewerkers.

Overige ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid

Cao gemeenten 2019-2021
De VNG en de vakbonden FNV, CNV en CMHF hebben op 12 september 2019 de nieuwe Cao Gemeenten bekrachtigd. De cao loopt van 1 januari 2019 tot 1 januari 2021. De cao geeft dit jaar een aantal financiële consequenties, waaronder een salarisverhoging, een eenmalige uitkering en een tegemoetkoming in de zorgverzekeringskosten.

Organisatieontwikkeling
De samenleving verandert in een steeds hoger tempo, de taken van gemeenten worden groter, maatschappelijk belangrijker en ingewikkelder. Daarbij maakt de stad de komende jaren een schaalsprong van ruim 150.000 naar 200.000 inwoners. Belangrijke vraagstukken op het gebied van duurzaamheid, gezondheid, verstedelijking, kansengelijkheid, economische ontwikkeling en veiligheid kunnen alleen in samenhang met elkaar én in samenwerking met de inwoners, bedrijven en instellingen van Zaanstad aangepakt worden. Dit alles vraagt ontwikkeling van onze organisatie.
Daarom hebben we in 2019 de volgende thema’s voor het ontwikkelen van de organisatie benoemd:
•   Integrale samenwerking; langs de opgave, zowel intern als extern
•   Collectief leren tijdens het werk; geregelde reflectie inbouwen en kunnen reflecteren
•   Strategische denkkracht vergroten en verbinden aan daadkracht
•   Lol in/ bewust zijn van het politieke proces
Aanvullend hebben we ingezet op leiderschapsontwikkeling als belangrijke basis voor bovenstaande ontwikkelopgaven. Afdelingshoofden en teamleiders met sectorhoofden werken gezamenlijk aan de eisen die opgavegericht werken stelt aan de  samenwerking. Ter ondersteuning heeft Zaanstad een externe partner aangetrokken via een meervoudig onderhandse aanbesteding, wiens inzet wordt gefinancierd uit het centrale opleidingsbudget.

Jaarverslag integriteit

inleiding
In 2019 voldeed Zaanstad geheel aan de modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie, een uitwerking van de integriteiteisen zoals vermeld in de Ambtenarenwet. De acties van het integriteitbeleid en meldingen in 2019 staan hieronder. Deze acties zijn gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning te leveren bij integriteitsvragen, om de integriteit door ambtenaren en bestuurders in de uitoefening van hun werk te bevorderen.
Doel daarbij is dat integriteit wordt gezien als een vanzelfsprekend onderdeel van beleid en gedrag. Dat het een plek heeft in de kaderstelling en planvorming, maar ook dat het zichtbaar is in het handelen van medewerkers. Ingewikkelde vragen en dilemma’s kunnen besproken worden en iedereen is aanspreekbaar op zijn of haar gedrag.

MeldingenIn 2019 heeft de centrale raad van beroep twee hoger beroepen van een ex-medewerker behandeld. Deze zijn beide ongegrond verklaard wat betekent dat het onvoorwaardelijk strafontslag van kracht blijft.

Er zijn negen signalen over integriteitschending binnengekomen. Vier hiervan bleken onvoldoende onderbouwd om een vermoeden te rechtvaardigen. De overige vijf zijn onderzocht. De resultaten zijn als volgt:

• In één onderzoek is de melding onderzocht, is grensoverschrijdend gedrag aangetoond en een maatregel opgelegd;
• In één onderzoek is de melding niet aangetoond;
• In twee onderzoeken heeft een gesprek met de medewerkers plaatsgevonden, is niet beoordeeld als plichtsverzuim en zijn er geen maatregelen opgelegd
• Bij twee stagiairs (één signaal) zijn de stageovereenkomsten per direct stopgezet vanwege het manipuleren van onderzoekgegevens.

Vertrouwenspersonen
Vanaf de 2^e helft van 2019 werken we met vier vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen hebben 69 gesprekken gevoerd met 63 medewerkers. Waarvan 17 arbogerelateerd, 19 ongewenst gedrag, 4 integriteit en 29 overig. De vertrouwenspersonen stellen een eigen jaarrapportage op voor de ondernemingsraad, de gemeentesecretaris en het hoofd P&O.

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG -Verklaring omtrent het gedrag) wordt geen aanstelling verleend. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel  uit van het introductieprogramma. In 2019 hebben 135 van de 150 nieuwe medewerkers van Zaanstad de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. Daarnaast hebben 8 arbeidsparticipanten een aangepaste training morele oordeelsvorming gevolgd.  De 15 overige worden uitgenodigd in 2020.
Externe medewerkers ondertekenen de gedragscode voor externen.

Actualisering beleidOp 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden. Deze wet zorgt ervoor dat ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechten en plichten krijgen als werknemers in het bedrijfsleven. In 2019 zijn hiervoor 2 bestaande documenten tekstueel herzien:

• regeling melden vermoeden van integriteitschending en misstand en
• het onderzoeksprotocol

Er is voor 2020 en verder een meerjaren plan van aanpak integriteit geschreven. Dit plan richt zich op het actualiseren en borgen van de beleidsontwikkeling van integriteit.